2008年10月01日

組織情報を利用する

Complete System ヘルプ

次に、住所録の4つのタブ、[ 予定・自宅・所属・国際 ] の中の「所属」についてです。

h_address_company_s.jpg

都道府県や市町村の入力については自宅と同じ。
異なるのは下の「登録」「選択」「交換」ボタンです。

まずひとりのデータを入力します。
この後、同じ会社や学校、団体に所属する人が出てきた場合、同じ組織情報を再び入力するのは面倒なので、登録しておくことができます。
この状態で「登録」を押すと、入力された組織情報が、一覧に登録されます。

h_company_data_s.jpg

↑このように、「組織名のふりがな」と「分類」を追加すればOKです。
所属している人の一覧が右に表示されています。

h_company_list_s.jpg

登録した組織情報は、住所録の一覧にも表示されます。
[ Contacts ]タブで個人のリスト、[ Companies ]タブで組織のリストに切り替わります。

で、先ほどの「登録」「選択」「交換」ボタンに戻ります。
また同じ会社の人の名刺をもらった!という時などには、新規レコードを作成し、氏名を入れて……と。
そして「選択」をクリック。

h_company_select_s.jpg

こんなウインドウが表示されますので、お目当ての組織を選択してください。
情報が自動入力されます。

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2008年09月25日

住所録の個別表示(1)

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h_address_personal_s.jpg


住所録で、個別に表示した状態。

氏名を入力すると、上にふりがなが自動で入ります。修正可能。

その下の「肩書き」「所属名」「部署」のうち所属名については、同じ所属者(つまり会社の同僚など)をまとめて表示する機能もあります。


カテゴリーは親と子の2つ設定できます。

例えば「大学の同級生」というカテゴリーがあるにしても、


大学の同級生──同じ授業

        同じクラブ

        同じバイト

        同じゼミ


みたいに分けたい場合もあるわけで、そのために2つあるんだと思ってください。


その下が誕生日。「記念日」ボタンを押すと、カレンダーで記念日として設定されます。

この例で言うと、毎年1月1日はあサンプル太郎氏の誕生日として、カレンダー上で色分け表示されます。



携帯電話・電子メールは、最近は複数持つ人が多いので、そういう入力に対応してます。理論上は無限に入力できます(あ、いや。ファイルメーカーの限界レコード数までか)。

「mail group」については、別の「メール管理」のエントリーで説明したいと思います。


次に右の4つのタブについて。

「予定」「自宅」「所属」「国際」となってます。


「予定」はカレンダーとの連携です。

例で言うと「あサンプル太郎」氏が関わった予定が一覧表示されるというわけです。

「自宅」はその通り、自宅住所を入れる場所。都道府県・市町村など別々に入力するようになってますが、郵便番号の上のグレー表示をクリックすれば、まとめてコピーできます。

番地の右にある矢印をクリックすると、その住所でGoogleMapを表示します(要インターネット接続)。


「more」というボタンを押すと、別の住所を追加できます。

実家とか、別宅とか、単身赴任とかでお使いになるかなと。


telとfaxはそのままですね。電話番号とファックス番号。

ただfaxの文字だけ四角で囲んであります。

ここをクリックすると、電話番号をそのままファックスの方へコピーします。

この2つの番号は大抵は同じだったり似てたりするものですから、便利にお使いいただければと思います。


その下に「旧姓」。右のチェックを入れると、リストで旧姓表示されます。

田中一郎さんが山本さんと結婚して、現在山本一郎になってるとしますよね。それで旧姓「田中」と入れてチェックを入れると、


田中(山本)一郎


と表示されるようになります。


その左にある「交換」ボタン。

これを押すと、自宅と所属の住所をまるごと交換します。
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2008年09月21日

月表示(月曜スタート)

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h_month_M_s.jpg

カレンダーで「月」表示にした状態。
設定で週初めを日曜日か月曜日のどちらかを選べますが、この画像の場合、月曜からのスタートになっています。

日付表示エリアをクリックすると、その日の詳細を表示できる「日」表示画面へと移動します。
この時、シフトキー+日付クリックで、新しい予定を入力することができます。

画像の「21日」を見ると、日付表示エリアが黄色になっています。
これは当日をあらわすもので、このスクリーンショットを撮ったのが9月21日だったということです。
さらにその週、つまり「今週」の背景がうすい黄色で表示されます。
(以下、表示色は設定で変更可能)

また「15日」と「23日」の背景がうすいピンク色になっています。
これは両日が国民の祝日であることをあらわしています。つまり敬老の日と秋分の日ですね。
祝日は自動で計算され、カレンダーに反映します。

※HolidayJ関数を使用しています。©2004-2005,SHAMOTO Syuji
http://www.fmpro.jp/fmi/xsl/plugin/cf.xsl?ID=0005

次に「21日」「24日」「26日」の背景がうすいブルーになっています。
これは「記念日設定」によるもので、ユーザーが自由に設定できます。
画面ではぼかしてありますが、実際には人名が表示されており、その人の誕生日であることをあらわしています。
この「誕生日」については、住所録からも設定できます。

画面上部のグレーのバーに「今月」「選択」「検索」「印刷」とあります。これらはそれぞれ、以下の機能を持っています。

今月:今月に移動
選択:任意の月(1995年1月以降)に移動
検索:入力した予定を検索
印刷:月表示の予定を印刷

最後に、画面左端に赤い棒が表示されています。8日・15日・22日・29日の週です。
これは「複数日」の予定があることをあらわしています。
詳しくは「複数日」の説明でいたしますが、これで言えば「24日〜28日まで東京に滞在」といったような予定があるということです。
赤い棒の部分をクリックするか、画面上部の「複数日」をクリックすることで複数日予定の表示画面へと移動します。
タグ:CPS help
posted by tk219 at 10:17 | Comment(0) | CPSヘルプ | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

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