2010年08月01日

メールアドレスのまとめ処理

Complete Systemにおいて、大量のメールアドレスをまとめる処理方法です。

(1)連絡先をひらきます。

add_mail1.jpg

メールグループを設定します。
このポップアップリストは、それまでに入力したことのある値が一覧されますので、該当するものを選択してください。
複数のグループに所属させたい場合は、改行で区切って入力してください。

add_mail2.jpg



(2)連絡先を閉じて、一覧画面の [ メール ] をクリックします。

add_mail3.jpg

メールアドレス一覧に切り替わります。

add_mail4.jpg

(3)まず「全レコードを表示」をクリック。
次に「対象レコードのチェックを全て」で「OFF」をクリックしておきます。これで全レコードのチェックがクリアされます。

抽出したいメールグループを選択して、「グループ抽出」をクリック。
選択グループに属しているレコードが一覧表示されますので、「対象レコードのチェックを全て」を「ON」。

これで必要なアドレスを全て用意することができました。

add_mail5.jpg



(4)画面右側に移ります。
まず「しきい値」を設定してください。例として「400」に設定します。
それから「チェックしたEメールのBCCリストを作成」をクリック。

add_mail6.jpg



(5)メールアドレスが400件ごとにひとつにまとまりました。
今回のサンプルでは↑の通り、全てで2119件のうち1026件が抽出されていますから、
↓の3つめ「801〜1200」に関しては、実際には「801〜1026」件めのアドレスがまとめられていることになります。

add_mail7.jpg
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ハガキ等の印刷方法

Complete System の [ 住所録 ] で、年賀状やハガキなどに印刷する方法です。

(1)まず印刷する前に、[ 設定 ] 画面で [ 差出人 ] を作成してください。
リスト最下部のレコードをクリックすると、自動で新規の差出人を作成できます。

add_print_1.jpg

目的は [ hagaki ] にしてください(「invoice」の方はMoneyの明細作成で使用します)。

add_print_2.jpg



(2)印刷したい連絡先レコードを開き、[ 管理 ] タブを開きます。

add_print_3.jpg

[ 印刷 ] をYesにしてください。
また印刷時の住所を「Home(自宅住所)」「Company(所属組織の住所)」のどちらか選んで下さい。
選んでいない場合は、自動で「Home」になります。

add_print_4.jpg



(3)住所の一覧画面で、右下の [ Print ] をクリックします。

add_print_5.jpg

(4)コンタクトセレクターが開きます。
ここには、印刷Yesを選択しているレコードが一覧表示されます。
(カテゴリーを選択してレコードを抽出し、一斉に印刷のYes/Noを選択することも可能)

画面下部の「差出人」ポップアップメニューで、使用する差出人を選択してください。
(このサンプル画面では「日本太郎」を選択中)

add_print_6.jpg



(5)印刷する対象を選びます。
年賀状、ハガキ、ラベルを選べます。

add_print_7.jpg

「普通はがき縦書き」を選んでみました。

add_print_8.jpg

「連名」には家族の氏名がリストアップされますので、挿入したい名前をクリックしてください。
住所と氏名は「印刷住所」「印刷氏名」フィールドでスペースを入れるなどして調整できます。

add_print_9.jpg

宛名のフォントも変更できます。
「フォント」ポップアップメニューで選択し(このサンプルでは「HG明朝B」を選択)、
サイズも項目毎に変更できます。

add_print_10.jpg

「印刷位置調整」ボタンをクリックすると、調整ウインドウが開きます。
プリンタによって起こるズレなどは、こちらでレイアウト画面に切り替えて調整してください。

add_print_11.jpg
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2010年05月11日

CPSver.1.05 スクリーンショット(6):データ

Complete System 1.05、データ管理のスクリーンショット。

テンプレートのダウンロードはこちらから。


■テキスト管理

data_text_list2.jpg


■テキストの詳細:文字数計算、メール送信、PDF保存、印刷など。

data_text2.jpg


■テキストの参照ファイル(画像、URLなど)

data_text_file2.jpg


■URL管理

data_url_list2.jpg


■URLをブラウザで表示

data_url2.jpg


■URLのソースを取得

data_url_source2.jpg


■ファイル管理

data_file_list2.jpg


■ファイルの詳細

data_file2.jpg


■アルバム管理:画像

data_pic_list2.jpg


■アルバムの詳細

data_pic_dob2.jpg


■画像の表示

data_pic_dob_v2.jpg


■スライドショー

data_pic_dob_ov2.jpg


■アルバム管理:動画

data_mov_ilist2.jpg

タグ:CPS ScreenShot
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2010年05月10日

CPSver.1.05 スクリーンショット(5):住所録

Complete System 1.05、住所録のスクリーンショット。

テンプレートのダウンロードはこちらから。


■リスト:以下のリストがあります。

連絡先 :通常リスト。基本。

よく使う:よく開くレコードから順番にソートします。

組織  :会社・団体などのリスト。

設定  :予定リストへのオン/オフ(カレンダー入力時に相手として一覧に出すかどうか)など。

メール :メールアドレスの一括操作に。

カテゴリ:カテゴリごとに並べ替えます。

旧姓  :新姓となっている人の旧姓で並べます。

address_list2.jpg


■エクスポート:Excel形式で出力できます。

address_list_ex2.jpg


■組織:会社・団体のリスト。同じ所属の人を一覧できます。

address_comp2.jpg


■メール:メールアドレスの一括操作に。アドレスリストの作成など。

address_mail2.jpg


■アドレスデータ

address2.jpg


■アドレスデータ(管理):各フィールドに入力したデータを一括取得できます。また所属・部署・役職・ノートのフィールドについて変更履歴を参照できます。

address_adm2.jpg


■FAX送付状

address_fax2.jpg


■郵便番号:郵便番号から住所を自動入力できます。

address_zip2.jpg


■印刷

address_print2.jpg
タグ:CPS ScreenShot
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2010年05月08日

CPSver.1.05 スクリーンショット(4):蔵書

Complete System 1.05、蔵書のスクリーンショット。

テンプレートのダウンロードはこちらから。


■本棚の一覧

book2.jpg


■書名一覧

book_list2.jpg


■書名一覧(表紙つき)

book_list_k2.jpg


■表紙の一覧

book_list_p2.jpg


■本の詳細

book_one2.jpg


■同じ著者の一覧

book_one_d2.jpg

タグ:CPS ScreenShot
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CPSver.1.05 スクリーンショット(3):Money

Complete System 1.05、Money(銀行、株式、収支、明細)のスクリーンショット。

テンプレートのダウンロードはこちらから。


■銀行

money_bank2.jpg


■株式

money_sec2.jpg


■為替(Yahoo!ファイナンスのデータを自動入力します)

money_finc2.jpg


■株価(ここではGoogle financeを参照しています)

money_sec_t2.jpg


■収支(年月を変えると自動で並び変わります。年だけでもOK)

money_balance2.jpg


■明細

money_seat2.jpg


■明細書(金額は自動計算しますが、手動入力すればそちらを優先。税率も変更できます)

money_seat_t2.jpg


■明細の印刷(PDF書き出しもできます)

money_seat_p2.jpg


タグ:CPS ScreenShot
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2010年05月07日

CPSver.1.05 スクリーンショット(2):GTD

Complete System 1.05、GTD(Get,Things,Done)のスクリーンショット。

テンプレートのダウンロードはこちらから。


■アクションリスト(完了済の他、4種類のタグ付けが可能)

gtd2.jpg


■項目の詳細(期限を設定するとカレンダーに表示します)

gtd_detail2.jpg


■全項目一覧

gtd_list2.jpg


■レビューの印刷

gtd_review2.jpg


タグ:CPS ScreenShot
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CPSver.1.05 スクリーンショット(1):カレンダー

Complete System 1.05のスクリーンショットです。まずはカレンダーから。

テンプレートのダウンロードはこちらから。


■Month:月表示

month2.jpg


■Week:週表示

week2.jpg


■Appointment:予定の編集

appoint2.jpg


■Grid:複数日予定

grid2.jpg


■Day:日表示

day2.jpg


■Year:年表示

year.jpg


■Search:予定検索

search2.jpg


■PICT:写真一覧

pict2.jpg



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2009年11月27日

住所録:郵便番号の取り込み

住所録では、郵便番号から住所を自動入力したり、住所から郵便番号を探すことができます。
郵便番号ファイルを呼び出すには、「〒」マークのところをクリックします。

address_zip1.jpg


このような画面が出ます。左から県名・市区町村・町域(+郵便番号)と並んでいます。

address_zip2.jpg


たとえば「東京都千代田区一番町」を探すとすれば、まず「東京都」をクリック。

address_zip3.jpg


次に「千代田区」をクリック。

address_zip4.jpg


最後に「一番町」をクリックすると、上にそれが表示されるので、右の「選択」をクリック。

address_zip5.jpg


郵便番号ファイルのウインドウが閉じられ、住所録に自動で入力されます。

address_zip6.jpg


郵便番号がわかっている場合は、郵便番号ファイルを呼び出さなくてもかまいません。
単に番号を入力して次のフィールドに移動すれば、自動で住所が入力されます。

address_zip8.jpg


郵便番号をインポートするには、郵便番号ファイル左下の「日本郵便」をクリックします。

address_zip9.jpg


ブラウザで日本郵便に接続します。
各都道府県のデータをダウンロードできます。
保存したlzhファイルを、適当な場所で解凍してください。

address_zip10.jpg


「三重県」のデータをダウンロードしてみました。

address_zip11.jpg


郵便番号ファイルの「インポート」をクリックします。

address_zip12.jpg


ダイアログが出ますので、ダウンロードして解凍したデータ(上の画面でいうと「24MIE.CSV」ファイル)を選択すると、自動でインポートを開始します。

数分かかる場合もあります。

address_zip13.jpg


「三重県」がインポートされました。

address_zip14.jpg

ここから自動入力する手順は、上記に同じです。


タグ:CPS help
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2009年11月24日

蔵書:概要

※Complete System version 1.02a以降用

蔵書を開くと、以下のような画面になります。

book_portal.jpg



まずは本棚を作成しましょう。
画面左上の「住所録」の下にある「本棚管理」をクリックします。
すると本棚管理ウインドウが開きます。

book_lib.jpg

本棚管理ウインドウの「新規本棚」をクリックして、好きな本棚名を入力してください。
入力を終えたら、ウインドウを閉じてください。



作った本棚をクリックすると、リストが表示されます。
画面右下の「本を追加」をクリックすると、個別のブックデータウインドウが開きますので、各書籍の情報を入力してください。

book_list.jpg

ちなみに「クイック追加」をクリックすると、個別ウインドウではなくリスト上でレコードが追加されます。



リストの左下にある [<] [>] [田] というボタンは、まず一番左のボタンが現在のリストウインドウを示しています。
そこで中央の [>] をクリックすると、本の表紙付きのリストになります。

book_list2.jpg



[田] をクリックすると、表紙の一覧になります。

book_list3.jpg


リスト左端の矢印か、表紙一覧の各表紙をクリックすると、個別のブックデータウインドウが開きます。

book_data.jpg



「同著者」をクリックすると、選択レコードと同じ著者名の一覧を表示します。
この画面でいうと、「シュナの旅」作者である宮崎駿氏の、他の著書が並んでいます。

book_data2.jpg



「収録内容」です。

book_data3.jpg



「表紙」。1レコードにつき、2つの画像データを入れておけます。

book_data4.jpg



「データ」では、入力した情報がまとめて表示されます。
その下にあるグレーのフィールドは、表紙画像の保存パスと、画像サイズです。

book_data5.jpg



また「内容」「同著者」「収録内容」「データ」の状態で、画面右下の「Web検索」をクリックすると、タイトルをGoogleで検索します。

book_search1.jpg



しかし「表紙」の場合のみ、タイトルをGoogleで画像検索します。

book_search2.jpg



最初の画面(本エントリーで一番最初に挙げた画面写真の状態)の右上には検索フィールドがあります。
ここに検索条件を入力してリターンキーを2回連打するか、虫メガネアイコンをクリックすると、検索を開始します。

book_searchin_1.jpg



例として、「澁澤龍彦」での検索結果。
「ソドム百二十日」が出ているのは、彼が訳者だからですね。

book_searchin_2.jpg



次は、各ブックデータに付与できるタグについてです。
画面左の「タグ:」の横にある [+] ボタンをクリックすると、ウインドウが開きます。
ここでタグを作成してください。

book_tag.jpg



作成したタグは、ブックデータの「内容」で右下に一覧表示されるので、登録したいタグをクリックすると、左のタグフィールドに自動入力されます。
下の画面でいうと「*********(内緒)」と「短編集」のタグが登録されています。
タグはいくらでも登録できますが、各タグが改行されている必要があります。

book_data.jpg



ブックデータでタグを登録しておくと、同じタグを持つ蔵書を一覧表示できます。
下の画面では「ロシア関連」というタグを持ったブックデータが表示されています。

book_tag2.jpg



最後に五十音別での表示。
画面左上に、「五十音別」というボタンがあります。
各ボタンをクリックすると、それに連なる音が出てきます(iPhoneの日本語入力の要領です)。

book_50.jpg



「し」を選択しました。
「し」で始まる蔵書が一覧表示されています。

book_50_2.jpg
posted by tk219 at 20:06 | Comment(0) | TrackBack(0) | CPSヘルプ | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年11月23日

住所録:リストの表示について

※Complete System version 1.02a以降用

住所録を開くと、以下のような画面になります。
各項目名の部分(氏名、カテゴリー1、カテゴリー2,所属、役職、作成日)はボタンになっていて、クリックするとその項目でソートします。
またソート中のボタンは黄緑色で色分けされます。

address_list.jpg



画面下部に注目。
このような細長いボタンがあります。
矢印ボタンはそれぞれ「最初」「前」「次」「最後」のレコードへ移動します。
中央の数字は、(現在対象になっているレコード/総レコード数)を表します。
そのまた右の格子状のボタンと、マス目状のボタンについては後述します。

address_list2.jpg



五十音の項目は、クリックするとその音で始まる氏名を抽出します。
画面では「お」をクリックしており、「お」が赤枠で囲まれて強調表示されています。

address_list3.jpg



画面上部と画面下部を抜き出したもの。
上部では「お」が強調され、下部では(全部で1876レコード中、「お」で始まる氏名は130レコードである)ことを表示しています。

address_list4.jpg



それでは、右の格子状ボタンと、マス目状ボタンに注目してください。

address_list5.jpg



マス目状ボタンをクリックすると、以下のような画面に切り替わります。
表形式です。

address_list6.jpg



項目「expt」のチェックを入れたレコードを、エクセル形式で一括にエクスポートすることができます。
またボタンは左から
・全レコードを表示
・レコードを検索
・表示中のレコード全ての「expt」にチェックを入れる
・表示中のレコード全ての「expt」のチェックを外す
というものです。

address_list7.jpg



画面右上にある「export to excel」をクリックすると、エクセル形式でエクスポートします。
以下はそのファイルをExcelで開いたところ。

address_list8_excel.jpg



元の画面に戻るには、先ほどのマス目状ボタンの左にある、格子状のボタンをクリックします。

address_list9.jpg
posted by tk219 at 20:33 | Comment(0) | TrackBack(0) | CPSヘルプ | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2008年11月20日

CompleteSystem動作条件

開発環境は以下の通りです。

FileMakerPro Advanced 8.5v2 日本語版

WindowsVista SP1

Internet Explorer 7


使用フォント:

メイリオ、MS明朝

Arial, Times New Roman

タグ:CPS help
posted by tk219 at 19:13 | Comment(0) | TrackBack(0) | CPSヘルプ | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

コンタクト・データ(住所録)

住所録の [ コンタクト・データ ] についてです。
(ver.0.95以降。一部ver.0.96以降のものも有り)

■自宅

h_address1s.jpg

基本画面はこのようになっています。
[ ふりがな ] は氏名に漢字を入力すれば、自動で入ります。
[ カテゴリー ]は以前に入力されたものがポップアップリストとして表示されますので、使えば使うほど便利になります。
[ 年齢 ] は [ 誕生日 ]から自動で計算。月日が分からなくても、誕生年さえ分かれば計算します(ただし月日が入力されていれば、誕生日前日や翌日といった場合でも正確に計算します)。
 
携帯電話、メールアドレスは複数入力できます。

h_address4.jpg

右端のチェックを入れたものを、メインと判断して通常画面で表示します。
アドレスはローカルとドメインを分けて入力しますが(こちらを参照)、コピーしたい時などは、左端の矢印をクリックしてください。

h_address5.jpg

このように、続けて表示されます。
メールグループについては、こちらを参照してください。

またそれぞれ電話番号の右にある矢印をクリックすると、拡大表示します。

h_address6s.jpg

拡大表示された電話番号をクリックすると、通常画面に戻ります。

右下にある [ 旧姓 ] については、

h_address7.jpg

入力して右のチェックを入れると、名前の表示方法が「旧姓(名字)名」に変更されます。

h_address8s.jpg

あサンプル氏の旧姓が「山田」だった場合、このように表示されます。
これは例えば、友人の田中さんが結婚でもして斎藤さんになったりしますよね。
でも長年の記憶があるもので、なかなか「斎藤」という名字が浮かんでこない。
田中は田中であって、斎藤で思い出すなんて無理!などという場合に使用してください。

■所属
タブを [ 所属 ] に切り替えた状態。

h_address2s.jpg

[ 同僚 ]のリストには、所属組織が同じ人のデータが、部署・役職とともに表示されます。

下部の [ 所属データをリストへ登録 ] [ リストから取得 ] については、
こちらを参照してください。

■明細

h_address9s.jpg

明細については、こちらを参照してください。

■設定

h_address10s.jpg

[ 印刷 ] は年賀状などを印刷する際、一覧に表示するかしないかを決定するものです。
[ 印刷時の住所 ] は、宛先に印刷する住所を自宅にするか、所属にするか、それとも海外の住所にするか、というもの。
[ 予定編集時、人物一覧に加える ] は、これを Yes にすると、カレンダーで予定作成時、[ 相手 ] のポップアップリストに表示されるようになります。

[ 他ユーザーの閲覧を許可 ] にチェックを入れると、自分以外のユーザーがログインしても、一覧にこのデータが表示されます。

■関連

h_address11s.jpg

[ Appoint ] は、カレンダーで [ 相手 ] に指定した予定が一覧表示されます。
[ History ] はメモと同じです。
[ まとめ ] は、基本・携帯・メール・自宅・所属などの入力データをひとつにまとめたものです。
上の [ メールで送信 ] をクリックすると、このまとめデータを本文に入れたメールを送信することができます。

■年賀

h_address12s.jpg

年賀状のやりとりを記録できます。とりあえず2005〜2014年まで。
受け取った、送った、喪中、などを記録しておき、必要時に検索するといいんではないでしょうか。
(検索するには、一覧で [ Greeting ] タブを開き、[ 検索 ] ボタンをクリックしてください)
posted by tk219 at 18:02 | Comment(0) | TrackBack(0) | CPSヘルプ | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2008年11月16日

ファイル管理ボックス(アルバム)

ファイル・ドキュメント管理ボックスの中にある、アルバム管理についてです。
新しく写真を取りこむには、下部にある「インポート」をクリックしてください。

h_album1s.jpg

フォルダ選択のダイアログが出ます。

h_album2.jpg

フォルダを選んでOKをクリックすると、自動で写真を取りこみます。
タイトルは暫定的にその日の日付が入力されます。
(後で変更可能)

h_album3s.jpg

リストの右端にある矢印をクリックすると、写真を個別に表示します。
ここで、
・レベル(「ABCDE」となっているもの。設定で変更可能)
・回転(そのままか、90度回転か)
・ズーム(100%表示か、ウインドウに合わせてズームするか)
・メモ
を設定できます。

h_album4s.jpg

写真から予定を作成できます。
作成した予定はカレンダーに表示されます。

h_album5s.jpg

[ Open Viewer ]でスライドショーが使えます。

h_album6s.jpg

アルバム毎ではなく、写真毎に表示。
レベルに応じてカテゴリー分けできます。

表示サイズ「小」の場合。

h_album7s.jpg

表示サイズ「中」。

h_album8s.jpg

表示サイズ「大」。

h_album9s.jpg
posted by tk219 at 22:54 | Comment(0) | TrackBack(0) | CPSヘルプ | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2008年11月15日

初回起動では

ファイルメーカーで初めてComplete Systemを開くと、下のような画面が表示されます。

h_login_s.jpg

右の文章を読んで、右下の「上記文に同意する」にチェックを入れてください。
そして左の、

アカウント:guest
パスワード:(空欄)

でログインをクリックしてください。
これはマウスで選択してもいいですが、アカウント → パスワード → ログインボタンへはタブキーを押すことでも移動できます。

■アカウント&パスワードを変更・追加・削除するには

起動後、設定画面を開きます。

h_set_admin_s.jpg

中央下寄りにある [ アカウント管理 ] をクリックしてください。
次の画面が表示されます。

h_admin_tool_s.jpg

デフォルトでは、当初ログインしたアカウント(guest)のみ登録されています。
ここから新規アカウントの作成や、パスワード変更等を行ってください。
posted by tk219 at 08:12 | Comment(0) | TrackBack(0) | CPSヘルプ | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2008年11月14日

CompleteSystemスクリーンショット(カレンダー部分)補足

カレンダーですが、設定で「起動時にToday's Alertを表示する」のチェックをオンにしておくと、こんなウインドウが出ます。


h_today_s.jpg


開いた当日の予定と、GTDで「緊急」に指定されている仕事が一覧表示されます。

[ スケジュール送信 ] ボタンをクリックすると、一週間分の予定を書いたメールを送信することができます。
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2008年11月08日

CompleteSystemスクリーンショット(カレンダー部分)

ver.0.94以降用です(現時点では未配布)。


■カレンダー(月表示)


months.jpg


6週間表示になりました。また表示速度が大幅にアップしています。

なぜかと言いますと、

以前:カレンダーテーブルに全ての日数レコードを保持。それと予定テーブルを照合。

今回:カレンダーテーブルは6週間分のみ保持。予定テーブルに合わせて随時書き換える。

という変更をしたためです。

つまり、例えば「2008年11月」を表示するには、


以前:「2000年1月1日」から「2010年12月31日」までの全レコードを持つカレンダーテーブルを用意し、その中から土曜日が「2008年11月」を検索、その1レコード目から5〜6週間を抽出して表示。


としていたものを、

今回:「2008年11月1日」の来る週の1日目(10月27日)を設定し、「+6日」で1週間を計算、さらに「×5週間」で1ヶ月間を自動表示。


としたわけです。


yotei.jpg


それぞれの予定をクリックすると、別ウィンドウで表示されます。


■複数日予定


month_ms.jpg


■週表示


weeks.jpg


■日表示


days.jpg


■年表示


years.jpg


■予定表示


appoints.jpg
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2008年10月28日

蔵書管理(ver.0.94)

蔵書管理についてです(ver.0.94以降用。2008/10/28時点ではまだ搭載していません)。

h_book_1s.jpg

このようにどこかで見たような、見てないようなインターフェースです。
左上にあるのは「本棚」で、リストの「所蔵」の項目で並べられている部分です。
「自宅」とか「仕事場」とか「実家」とか、いろいろ置いてる場所があると思い、このようにカテゴリ付けできるようにしました。
それぞれ本棚をクリックすると、そこにおさめられた蔵書のみ表示します。

何も設定しない場合、自動で「未設定」という本棚に入ります。
「全ての本棚」をクリックすると、その通りで全ての本棚の蔵書を表示します。

また上に[あ][い][う][え][お][か]……と並んでいるボタンを押すと、書名の頭文字で抽出して表示します。
このサンプル画面は [ あ ] を押した状態ですね。

左下に、現在選択中のレコードを表示しています。

h_book_2s.jpg

右上の検索窓左にある切替ボタンを押すと、表紙で蔵書を並べます。
表紙画像を設定していない場合、[ No Image ]で表示します。

h_book_3s.jpg

画面切り替え、その2。
表形式です。

h_book_4s.jpg

レコードをもう一度クリックすると、個別にウインドウ表示します。

h_book_5s.jpg

[ 同著者 ] タブをクリックすると、その著者での蔵書を一覧表示します。
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2008年10月12日

明細を作成する

Complete System ヘルプ

見積書・請求書・領収書といったものを作成する手順です。
まず住所録から相手先を探し、「明細」タブを選択。
画像赤枠の「新規作成」をクリックします。

h_address_invoice01s.jpg

左にある「印刷する住所」の [home] [company] とは、明細で印刷する相手方の住所を自宅と所属のどちらにするかということです。

さて、新規明細の画面が表示されます。

h_address_invoice02s.jpg

(1)選択 [1] [2]
自分の名義・住所を2つ設定しておき、どちらにするか選べます(個人名義と会社名義などで使い分けてください)。これの設定は、上部タブの「設定」の「signature」タブ内にあります。
これを選択していない場合、自動で1番目が明細に記入されます。

(2)名義1、名義2
設定済みの自分の名義が表示されています。

(3)明細金額にかけられる税率を設定できます。消費税の5%を想定しているので、デフォルトは [0.05] です。この設定も上部タブの「設定」の「signature」タブ内にあります。

(4)明細のタイトルです。デフォルトでは [御見積書] [御請求書] [領収書] から選べます(編集・追加可能)。

(5)矢印をクリックすると、住所録の該当データを表示します。

(6)名義選択によって選ばれた方を記入してあります(選ばなければ自動で1番目)。

明細の項目を入力します。

h_address_invoice03.jpg

サンプルとして入力した金額をご覧ください。

・材料1の金額:単価5000円で数量10なので、自動で5万円と入力されます。
・材料2の金額:値引き等で変動があった場合、自動入力の5万円ではなく、任意の金額(この場合3万円)が優先されます。
・加工費1:単価10万円ですが数量を入力していないので、金額0になっています。
・加工費2:数量1と入れたので、金額も10万円になっています。

明細が完成したようであれば、下部にある「印刷」をクリックしてください。
プレビューを表示します。

h_address_invoice04.jpg

キャンセルで元の画面に戻ります。
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2008年10月09日

メール管理

Complete System ヘルプ

住所録で、上部グレーのバーにある「メール」というボタンについてです。
まずいろんな人の住所録データを入力しますね。その際、

h_address_mailgroup.jpg


この箇所がメール管理で重要になります。
どういうことかを説明します。

例えばここには「メーリングリスト配信用」とか「ゼミ一斉連絡用」とか、何かしら一斉メールを送りたいグループを分ける語句を入れておきます。
一度入力した語句は、その後自動的に選択肢としてリスト表示されます。

その後メール管理を見ていただくわけですが、


h_address_mailgroup2.jpg

↑これです。
クリックすると、メール管理ウィンドウが表示されます。

h_address_mailgroup3s.jpg

こんなのが出てきます。
各項目のタイトル(name,category,e-mail groupなど)はボタンになっています。
クリックするとその項目でソートします。
ソートを解除するには、上にある「ソート解除」ボタンを押してください。

そして一斉メールを送りたい相手には、左端のチェックを入れます。

■特定のメールグループ全てにチェックを入れるには:

1,「全レコード」ボタンを押す。
2,右の「全レコードのチェックを」の「OFF」をクリックする。
  これで全レコードのチェックが外れます。
3,メールグループを抽出する。
  → 右上の「グループ抽出」のフィールドをクリックすると、入力済みのメールグループを選択するリストが表示されるので、選んで「グループ抽出」ボタンを押す。
4,その状態で、右の「全レコードのチェックを」の「ON」をクリックする。


しかしプロバイダやウェブメールには、一度に送信できるアドレス数に制限があると思います。
例えば送りたい人が200人いるのに、制限が100だった場合、メールを2回に分ける必要があります。

その場合、画面上部の「しきい値」にその制限数を入力してください。
上のサンプル画面では「400」としています。

そして画面左上の「チェックしたEメールのBCCリストを作成」をクリックしてください。
↓こんなウィンドウが表示されます。

h_address_mailgroup4s.jpg

要はチェックしたメールアドレスをまとめて、しきい値で分割したものです。
これをコピーして、一斉送信にお役立てください。

ただし画面にも書いてますが、CC(カーボンコピー)ではなく、BCC(ブラインドカーボンコピー)で使った方がいいと思いますよ。気をつけてください。

※当たり前ですが、スパムメールを推奨しているわけではありません。
 こんなのでスパムのアドレス管理する人はいないでしょうが。
posted by tk219 at 15:19 | Comment(0) | TrackBack(0) | CPSヘルプ | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

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